個人情報保護方針

制定日　平成23年4月1日
最終改訂日　令和元年10月28日

スミリンビジネスサービス株式会社
取締役社長　野地　健一

  当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

1. 個人情報は、人材サービス事業、研修受託事業、業務受託事業及び経営企画業務において当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないための措置を講じます。
2. 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
3. 個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、セキュリティ上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。
4. 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
5. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。

以上

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

〒163-0927 東京都新宿区西新宿2-3-1 新宿モノリス27階
スミリンビジネスサービス株式会社　個人情報問合せ係
メールアドレス：
TEL：03-6863-7500　（受付時間9：15～17：30※）
※日曜・祝日、隔週水・土曜、年末年始期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

個人情報の取扱いについて

1.事業者の名称

スミリンビジネスサービス株式会社

2.個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先

管理者名：個人情報保護管理者　総務部長
所属部署：スミリンビジネスサービス株式会社　総務部
連絡先：電話　03-6863-7500

3.保有個人データの利用目的（一部保有個人データでは無いものの利用目的も含まれています）

分類	利用目的	保有個人 データ区分
（1）ご本人より書面等（ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という）に記載された個人情報を直接取得する場合の利用目的
お客様情報	人材派遣における登録、有料職業紹介事業における求職者情報の管理及び連絡のため （取得した情報を分析してお客様により適した求人情報の紹介を行うため、および広告最適化のために利用することを含む。）	該当
株主情報	情報公開、配布物の送付、連絡のため	該当
取引先情報	商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため	該当
社員情報	社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため	該当
特定個人情報	番号法に定められた利用目的のため	該当
（2）ご本人より書面以外で直接個人情報を取得する際の利用目的
お客様情報	電話での注文受付処理のため、発注内容確認のため（通話記録）、防犯のため（監視カメラ映像記録）	非該当
（3）取引先等から個人情報を間接的に取得する場合の利用目的
業務の受託に伴って預託される個人情報	給与計算等に関する受託業務（月次支払データ作成・管理等） 健康診断に関する受託業務（受診者リスト作成・受診管理等） 定年・永年勤続表彰に関する受託業務（対象者リスト作成・商品等発送代行）契約履行のため IDカード作成受託業務のための申請関連書類等 パートナー社員採用業務代行のための応募書類等 パートナー社員評価受託業務における評価関連書類等 研修受託業務（受講者名簿等） 　特定個人情報に関する受託業務	非該当

直接書面にて記載された個人情報をお預かりする場合は、その都度利用目的を明示させていただきます。ただし、次の場合を除きます。

（1）	利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（2）	利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
（3）	国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
（4）	取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

4.個人データの安全管理措置

  当社は、プライバシーマークを取得することで個人データについて、漏えい、滅失、き損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じており、その主な内容は以下のとおりです。安全管理措置には、当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、個人データとして取り扱うことを予定しているものの漏えい等を防止するために必要かつ適切な措置も含まれます。

（基本方針の策定）
・個人データの適正な取り扱い確保のため、個人情報保護法・ガイドライン等の遵守や苦情相談への対応等につき「個人情報保護方針」を策定しております。

（個人データの取扱いに係る規定の整備）
・「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の取得、利用、提供、廃棄等につき、責任者・担当者及びその取扱い方法等について関連規程を定めております。

（組織的安全管理措置）
・個人情報保護管理者を設置し、各部署において個人データの取扱い担当者を定める等、個人データの取扱い範囲等を明確にし、法令又は当社規程に違反している事実、又はそのおそれを把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備しています。
・個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、監査体制を整備し内部監査を実施しています。
・個人データの取扱いを含む業務を委託する場合は、委託先の安全管理に関する状況を確認し、個人情報の取扱いに関する契約等を締結しています。

（人的安全管理措置）
・当社は、従業者に対して個人情報保護に関する定期的な研修を実施しています。
・個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則等に記載しています。

（物理的安全管理措置）
・当社は入退室管理を行い、執務室等の個人データを取り扱う区域への書類や情報媒体、機器等の持出・持込等の制限をしております。
・個人データが含まれる書類や電子媒体、個人データを取扱う機器等の施錠保管、復元できない状態での廃棄等に関する措置を定め、不正な利用、紛失、盗難等の防止措置を講じています。

（技術的安全管理措置）
・個人データが格納された情報システムへのアクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

（外的環境の把握）
・当社が管理する個人データを外国において取り扱う場合は、当該国における個人情報保護に関する制度等を把握した上で安全管理措置を実施します。個別の第三者の詳細や当該国における個人情報保護に関する制度等の情報の提供につきましては、下記、お問い合わせ窓口へお問い合わせください。

5.保有個人データの開示等の請求

  当社に対してご自身の個人情報の開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示）に関して、当社問合わせ窓口に申し出ることができます。その際、当社は申し出された方のご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等の申し出の詳細につきましては、後述の「保有個人データ開示等の請求手続きについて」をご覧ください。

6.認定個人情報保護団体について

  認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第47条に基づき個人情報保護委員会の認定を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取扱いの確保を目的とする団体です。

  当社は、個人情報保護法第47条の規定に基づき、個人情報保護委員会より認定個人情報保護団体として認定を受けた”一般財団法人日本情報経済社会推進協会”へ対象事業者として登録しております。同協会では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受付けております。

  現在、当社が対象事業者として登録している認定個人情報保護団体は、下記のとおりです。

認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申し出先：認定個人情報保護団体事務局
※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています
住所：〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9－9　六本木ファーストビル内
電話番号： 03-5860-7565　0120-700-779

保有個人データに関する開示等の申し出、及び個人情報に関するお問い合わせ、苦情の申し出につきましては、下記窓口で受付けております。

〒163-0927 東京都新宿区西新宿2-3-1 新宿モノリス27階
スミリンビジネスサービス株式会社　個人情報問合せ係
メールアドレス：
TEL：03-6863-7500　（受付時間9：15～17：30※）
※日曜・祝日、隔週水・土曜、年末年始期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

（*1）「保有個人データ」とは
特定の個人を容易に検索できるよう体系的に構成された情報の集合物で、当社が本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めに応じる権限を有しているものをいいます。

  当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止、及び第三者提供記録の開示の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。当社所定の請求書用紙につきましては、PDFファイルをダウンロードし、印刷してご記入ください。

1.「開示等の請求」申出先

  「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類・手数料を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。

〒163-0927 東京都新宿区西新宿2-3-1 新宿モノリス27階
スミリンビジネスサービス株式会社　個人情報問合せ係
メールアドレス：
TEL：03-6863-7500　（受付時間9：15～17：30※）
※日曜・祝日、隔週水・土曜、年末年始期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

2.「開示等の請求」に際してご提出いただく書類

  「開示等の請求」を行う場合は、(1)の請求書に所定の事項を全てご記入の上、(2)を同封しご郵送下さい。

（1） 当社所定の請求書

（2） ご本人様確認のための書類

以下の本人確認書類のいずれかの写しを同封してください。

① 運転免許証
② パスポート
③ 健康保険の被保険者証
④ その他本人確認できる公的書類
※尚、本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください

3.代理人様による「開示等の請求」の場合

「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、2.の（1）の書類に加えて、下記3.（1）の代理人である事を証明する書類の写しのいずれか及び3.（2）代理人様ご自身を証明する書類の写しのいずれかを同封してください。

（1）代理人である事を証明する書類

＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞

① 本人の委任状（原本）

＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞

① 住民票（代理人様が親権者であることがわかるもの）
② その他法定代理権の確認ができる公的書類（代理人様が親権者以外の場合）

＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞

① 後見登記等に関する登記事項証明書
② その他法定代理権の確認ができる公的書類

（2）代理人様ご自身を証明する書類の写し

① 運転免許証
② パスポート
③ 健康保険の被保険者証
④ その他本人確認できる公的書類
※尚、本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください

4.「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法

  利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、1回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含む）を申し受けます。下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。

手数料金額：1,000円

5.「開示等の請求」に対する回答方法

  原則として、電磁的記録の提供による方法、書面の交付による方法、その他当社が定める方法のうち、ご本人様が請求した方法にて行います。結果の通知方法についてご本人様の指定が無い場合は請求書記載のご本人様住所宛に書面（封書郵送）にてご回答申し上げます。

◇「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。

◇以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知申し上げます。また、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知ください。

① ご本人様又は代理人様の本人確認できない場合
② 所定の申請書類に不備があった場合
③ 開示等の請求の対象が「保有個人データ」(※)に該当しない場合
④ ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
⑤ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
⑥ 法令に違反することとなる場合

※保有個人データとは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下a)～d)のいずれかに該当する場合は開示対象個人情報には該当しません。

a)　当該個人データの存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
b)　当該個人データの存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
c)　当該個人データの存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
d)　当該個人データの存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの

平成25年10月1日　制定
令和元年10月28日　改訂
令和4年4月1日　改訂
令和5年1月1日　改訂